Realizando trabajos grupales en la universidad con Google Apps

Una de las tareas más comunes en la universidad es la de realizar trabajos grupales. Estos trabajos están pensados para que todos los integrantes del grupo participen en su edición.

Sin embargo, debido a que los estudiantes no siempre vivimos cerca los unos de los otros y que normalmente tenemos que realizar otro tipo de actividades externas a la universidad (trabajo, idiomas, deporte…), no solemos encontrar ni el lugar ni el tiempo para trabajar de manera conjunta y solemos distribuir el trabajo en partes con una carga de trabajo similar, hacer cada uno nuestra parte y, finalmente, juntarlo todo y entregar el trabajo.

Gracias al acuerdo que nuestra universidad tiene con Google, podemos poner solución a esto y realizar trabajos más homogéneos y de mayor calidad. Comenzamos.

Reuniones con los compañeros

Como he comentado, uno de los principales problemas a la hora de realizar un trabajo grupal es encontrar un hueco en nuestra agenda para reunirnos. Si a los problemas de tiempo le sumamos la dispersión geográfica, el problema se complica mucho. Para ello, Google pone a nuestra disposición algunas herramientas que pueden dar solución a nuestros problemas.

Si queremos planificar una reunión física, la herramienta más indicada es Doodle. Es una plataforma simple, rápida y gratis que permite, en cuatro pasos, crear una encuesta con varias fechas y horarios, para luego enviársela a quién queramos. En los resultados podremos ver cuál es la franja horaria más votada y tomar una decisión.

Gtalk nos ayuda mucho para trabajar con nuestros compañeros. Nos permite realizar videoconferencias, llamadas o simplemente chatear, con uno o varios compañeros a la vez. Además, permite guardar un registro de nuestras conversaciones escritas, lo que es muy útil para recordar lo que se ha comentado, hacer un resumen y repartir las tareas entre nuestros compañeros.

Google+ va un paso más allá en el trabajo colaborativo. La red social de Google nos ofrece un servicio que se puede aprovechar muy bien para poder trabajar en grupo, o simplemente para estudiar, consultar dudas u organizar una tutoría online: los hangouts. Con los hangouts de Google+ podemos organizar reuniones virtuales con nuestros compañeros en las que veremos automáticamente a la persona que esté hablando.  Además podemos compartir la pantalla para que vean lo que hacemos en ese momento.

Por otro lado, con la gestión por círculos de nuestros contactos podemos enviar la información que queramos solo a las personas que deseamos (podríamos crear un círculo para el ‘trabajo sobre aerogeneradores’, por ejemplo y allí compartir toda la información, links, vídeos relativos al trabajo con nuestros compañeros)

Planificación y gestión de tareas

Una buena planificación siempre es la base sobre la que se sustenta un trabajo grupal de clase. Problemas individuales de entendimiento con las fechas de finalización de algunas partes del trabajo pueden lastrar a los compañeros que hacen partes más avanzadas del proyecto, lo que se puede traducir en retrasos a la hora de entregar el trabajo.

Gracias a Google Calendar podemos establecer un calendario con las fechas clave del trabajo con la posibilidad de sincronizar esta información con una gran variedad de dispositivos (móvil, tablet…). Además, gracias a la posibilidad de compartir calendarios, podremos coordinarnos con nuestros compañeros y compartir con ellos fechas clave.

Almacenamiento en la nube

A la hora de trabajar de manera coordinada con nuestros compañeros es muy importante aprovechar los servicios que nos da la nube y tener todos los archivos necesarios para realizar el trabajo en una carpeta online. De esta manera, evitaremos el envío de múltiples correos con información, diferentes versiones, comentarios… Además nos puede ahorrar algún que otro susto si alguno de nuestros compañeros pierde el pen drive con el documento del trabajo.

El servicio de almancenamiento de Google es Google Drive, que además de suite ofimática, nos permite subir imágenes, vídeos, documentos, etc. y compartirlos con nuestros compañeros, otorgándoles los permisos que consideremos oportunos. Gracias al acuerdo de Deusto con Google, tenemos hasta 5 gigas de almacenamiento virtual.

Edición de documentos

Todos los que somos estudiantes sabemos que es muy engorroso tener que escribir documentos offline, enviar vía mail la versión, luego recibir una versión actualizada y repetir este proceso hasta que el documento está terminado.

Una opción algo más sencilla es subir estos documentos a la nube. Sin embargo, existe una manera mucho más productiva de trabajar. Existen aplicaciones que nos permiten escribir nuestros documentos desde nuestro navegador y compartirlos al mismo tiempo con nuestros compañeros, para que añadan más información o los revisen.

Para este tipo de tarea, la herramienta que nos ofrece Google, es Google Drive (antiguo Docs). Es una suite ofimática en la nube, que permite crear documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones que, además, podemos compartir con nuestros contactos. De esta manera nuestros compañeros podrán acceder a estos documentos, y si les hemos dado permisos de edición, podrán escribir sobre ellos al mismo tiempo que nosotros.

Fuente: http://blogs.deusto.es/aulatic/tag/trabajo-colaborativo/